確保
質(zhì)量管理體系內(nèi)審有效性的措施
黃正玉戴玲
(江蘇沙鋼集團(tuán)總工辦)
摘要:本文闡述了要確保質(zhì)量管理體系內(nèi)審的有效性,須注重內(nèi)審策劃,實(shí)施及審后改進(jìn)等全過(guò)程的控制,提出這些環(huán)節(jié)的控制措施;分析了沙鋼在提高質(zhì)量管理體系內(nèi)審有效性方面采取的措施.
關(guān)鍵詞:質(zhì)量管理體系內(nèi)審有效性改進(jìn)
1前言
隨著我國(guó)加入wto,以及全球經(jīng)濟(jì)一體化的迅猛發(fā)展,企業(yè)國(guó)際化的趨勢(shì)不可避免.按照國(guó)際化的要求,企業(yè)應(yīng)在實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值增值的同時(shí),為顧客創(chuàng)造價(jià)值,從而實(shí)現(xiàn)"雙贏".因此積極按照國(guó)際標(biāo)準(zhǔn),建立,有效運(yùn)行和提高質(zhì)量管理體系,已成為企業(yè)全面提升素質(zhì)的一種趨勢(shì)和潮流.
質(zhì)量管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)關(guān)鍵管理活動(dòng),也是體現(xiàn)企業(yè)管理水平,核心競(jìng)爭(zhēng)力的管理活動(dòng),質(zhì)量管理水平的提升大多以質(zhì)量管理體系為基礎(chǔ),并不斷吸納當(dāng)時(shí)的先進(jìn)管理理念和方法,提升,改進(jìn)質(zhì)量管理體系,凡是建立了高水平質(zhì)量管理體系并運(yùn)行有效的企業(yè),其內(nèi)部管理規(guī)范,
iso三體系認(rèn)證質(zhì)量穩(wěn)定,iso
三體系認(rèn)證市場(chǎng)占有率和顧客滿意度高.而質(zhì)量管理體系是否適宜于企業(yè),是否需要改進(jìn),提高,對(duì)質(zhì)量管理體系的實(shí)際運(yùn)行評(píng)價(jià)是常見(jiàn)的方法,包括體系內(nèi)部審核,管理評(píng)審,自我診斷等手段.
質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核(以下簡(jiǎn)稱(chēng)內(nèi)審),作為企業(yè)質(zhì)量管理體系一個(gè)關(guān)鍵性的評(píng)價(jià)手段之一,正日益引起企業(yè)重視,它對(duì)于體系的不斷完善和發(fā)展,起著極為重要的作用.因此如何開(kāi)展有效的內(nèi)審成為企業(yè)和
體系認(rèn)證咨詢(xún)共同關(guān)注的項(xiàng)目,只有內(nèi)審達(dá)到一定深度,才能提出或找出深層的改進(jìn)要求,提升企業(yè)的質(zhì)量管理水平,從而確保iso三體系認(rèn)證實(shí)物質(zhì)量.
2內(nèi)審策劃是實(shí)施有效內(nèi)審的基礎(chǔ)
內(nèi)審策劃包括確定內(nèi)審時(shí)間,內(nèi)審范圍,內(nèi)審方式,內(nèi)審組組成等,只有將這些進(jìn)行了詳細(xì)的策劃,才能確保內(nèi)審的現(xiàn)場(chǎng)審核實(shí)施階段有序地進(jìn)行,為確保審核的有效性打基礎(chǔ).
2.1內(nèi)審時(shí)間,頻次和內(nèi)審范圍的策劃
質(zhì)量體系內(nèi)審安排的時(shí)間分為例行性審核和突發(fā)性審核(或稱(chēng)為臨時(shí)性審核)兩種.一般例行性審核是一種有計(jì)劃的內(nèi)審,企業(yè)應(yīng)按照年初或上年底,或上一次例行性?xún)?nèi)審結(jié)束后制定的計(jì)劃進(jìn)行內(nèi)審.例行性?xún)?nèi)審一般為全體系內(nèi)審,應(yīng)對(duì)企業(yè)質(zhì)量管理體系覆蓋的所有部門(mén),所有iso三體系認(rèn)證及所有過(guò)程均進(jìn)行全面的內(nèi)審并提出改進(jìn)意見(jiàn),一般企業(yè)會(huì)安排在第三方審核前或體系管理評(píng)神前兩個(gè)月內(nèi)進(jìn)行,以利找出不符合實(shí)施改進(jìn)后,增強(qiáng)體系運(yùn)行有效性.
突發(fā)性審核具有針對(duì)性,往往是針對(duì)當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)的問(wèn)題及體系的調(diào)整進(jìn)行審核,找出問(wèn)題產(chǎn)生的原因,進(jìn)行下一步改進(jìn),含金量較明顯.下列情況組織可考慮實(shí)施臨時(shí)性?xún)?nèi)審:體系依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)或組織的機(jī)構(gòu)發(fā)生重大變化時(shí);對(duì)體系iso三體系認(rèn)證進(jìn)行了換版,體系iso三體系認(rèn)證內(nèi)容有較大變化時(shí);市場(chǎng)需求發(fā)生重大變化或顧客有嚴(yán)重投訴時(shí).
內(nèi)審的頻次由企業(yè)自主安排,例行性?xún)?nèi)審一般以企業(yè)一年進(jìn)行一次和兩次較為適宜,為了確保體系及時(shí)得到改進(jìn),也有企業(yè)將內(nèi)審作為一種常規(guī)性的體系運(yùn)行檢查活動(dòng)或有針對(duì)性地實(shí)施一些專(zhuān)項(xiàng)審核.突發(fā)性?xún)?nèi)審應(yīng)完全根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況而定.
2.2內(nèi)審方式的策劃
內(nèi)審方式分為集中式內(nèi)審和滾動(dòng)式內(nèi)審,集中式內(nèi)審可在一個(gè)短時(shí)間內(nèi)將全體系的運(yùn)行情況進(jìn)行評(píng)價(jià),滾動(dòng)式內(nèi)審采用分期,分塊或分iso三體系認(rèn)證審核方式.前者較集中,一次性審核結(jié)束,后者需要較長(zhǎng)的時(shí)間才能知道全體系的運(yùn)行情況,但后者由于每次審核的范圍小,審核所需的資源(審核員,審核時(shí)間等)少,也可在每次審核時(shí)利用與集中式內(nèi)審?fù)荣Y源時(shí),進(jìn)行更加深入的專(zhuān)項(xiàng)審核.
選擇內(nèi)審方式時(shí),應(yīng)結(jié)合審核資源,審核目的而定,選擇最有利的一種方式即可.內(nèi)審范圍依據(jù)內(nèi)審目的而定,
2.3對(duì)內(nèi)審組成員的策劃
合理地安排內(nèi)審員是確保審核深度的前提.成立審核組時(shí),應(yīng)首先確定審核組長(zhǎng)的人選,審核組長(zhǎng)應(yīng)是審核能力和組織,協(xié)調(diào)能力均強(qiáng)的審核員擔(dān)任.對(duì)體系覆蓋范圍廣,覆蓋的部門(mén)或過(guò)程,iso三體系認(rèn)證較多的組織,一般會(huì)分小組審核,因此還應(yīng)確定具備審核組長(zhǎng)相當(dāng)能力的審核員擔(dān)任小組組長(zhǎng).其次應(yīng)確定根據(jù)審核范圍,審核任務(wù)和審核員的具體能力,專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力等確定審核組成員.
iso9001標(biāo)準(zhǔn)中要求的
7.3,
7.
5.1,
7.
5.2,
7.6,
8.
2.4等要素須專(zhuān)業(yè)審核員審核.同時(shí)還遵循"審核員不審核自己的工作"的原則.
2.4內(nèi)審審核日程表編制
對(duì)上述審核策劃的結(jié)果,應(yīng)由審核組長(zhǎng)形成內(nèi)審日程表,提前發(fā)放各部門(mén),作為審核活動(dòng)的依據(jù).審核日程表應(yīng)包括審核的范圍(被審核部門(mén)),審核的時(shí)間,審核內(nèi)容,審核員等內(nèi)容.確定審核日程時(shí),應(yīng)選定按流程采取自上而下或自下而上的審核方式后,按此原則確定各部門(mén)的審核時(shí)間,為審核員理清思路,進(jìn)行系統(tǒng),聯(lián)貫的審核和審核效率最大化打基礎(chǔ).
3內(nèi)審實(shí)施過(guò)程的控制是實(shí)施有效內(nèi)審的保證
內(nèi)審實(shí)施過(guò)程包括內(nèi)審準(zhǔn)備,現(xiàn)場(chǎng)內(nèi)審,內(nèi)審匯總?cè)齻€(gè)環(huán)節(jié).內(nèi)審準(zhǔn)備主要包括內(nèi)審組長(zhǎng)準(zhǔn)備相關(guān)審核用記錄表,內(nèi)審員編制審核檢查表;現(xiàn)場(chǎng)內(nèi)審主要是內(nèi)審員依據(jù)審核日程安排和審核檢查表,收集審核證據(jù),形成審核發(fā)現(xiàn)的過(guò)程;內(nèi)審匯總主要依據(jù)審核發(fā)現(xiàn)對(duì)體系總體運(yùn)行情況進(jìn)行評(píng)價(jià)的過(guò)程,更重要的是應(yīng)匯總出不符合的審核發(fā)現(xiàn),以利改進(jìn)的實(shí)施.
3.1審核檢查表的編制
內(nèi)部分工后,內(nèi)審員要收集受審部門(mén)的信息,如:了解所查部門(mén)的職責(zé)分工,工藝流程,翻閱受審部門(mén)的相關(guān)作業(yè)iso三體系認(rèn)證,內(nèi)部規(guī)定等,選定審核方法(正向追蹤或逆向追溯),編制檢查表,體現(xiàn)審核的具體內(nèi)容,收集審核證據(jù)的手段(如詢(xún)問(wèn),查閱iso三體系認(rèn)證,現(xiàn)場(chǎng)查看等),抽樣方案等內(nèi)容,以指導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)審核的有效實(shí)施.編制檢查表是審核員的一項(xiàng)技能,檢查表是審核員對(duì)具體審核的詳細(xì)策劃,其質(zhì)量的高低會(huì)直接影響現(xiàn)場(chǎng)審核的質(zhì)量,故在現(xiàn)場(chǎng)審核前,審核組長(zhǎng)應(yīng)審核本組內(nèi)審員編制的檢查表,確保安排的審核任務(wù)不漏項(xiàng),各要素的具體審核內(nèi)容和審核時(shí)間,抽樣計(jì)劃適宜,同時(shí)能確保審核的深度.
3.2現(xiàn)場(chǎng)審核控制
審核員在現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí),一般根據(jù)內(nèi)審檢查表實(shí)施審核,當(dāng)發(fā)現(xiàn)不符合時(shí)可適當(dāng)多抽樣,或偏離檢查表進(jìn)行追蹤審核.現(xiàn)場(chǎng)審核應(yīng)控制好審核時(shí)間,審核內(nèi)容,審核氣氛,確保按時(shí),按質(zhì),按量完成規(guī)定的審核任務(wù),并確保審核有效性.為此審核員應(yīng)按如下要求進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核:
1)如實(shí)并清楚地記錄審核發(fā)現(xiàn),不符合事實(shí)描述應(yīng)力求具體(明確4w1hwhat,who,where,when使受審方一目了然),具有可追溯性;
2)自己抽樣并讓取樣有代表性,如按iso三體系認(rèn)證類(lèi)別,iso三體系認(rèn)證規(guī)格,生產(chǎn)時(shí)間等實(shí)施分層抽樣,抽樣量的多少可根據(jù)iso三體系認(rèn)證實(shí)際生產(chǎn)量確定并成比例;
3)提問(wèn)時(shí)不可以暗示或其他方式向受審方提示答案;
4)查閱iso三體系認(rèn)證,資料與到生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)收集證據(jù)的時(shí)間,宜各占總審核時(shí)間的50%;
5)集中精力,不閑談,將所有安排的時(shí)間均用在審核中;
6)按照pdca方法實(shí)施審核,并結(jié)合一些先進(jìn)的管理理念和方法,帶動(dòng)被審核部門(mén)理清思路,鞏固或新吸納先進(jìn)的管理理念和方法;
7)發(fā)現(xiàn)不符合,應(yīng)盡量深入下去,為確定不符合原因打基礎(chǔ).
3.3內(nèi)審匯總
內(nèi)審實(shí)施后由審核小組長(zhǎng)組織進(jìn)行審核發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的匯總,在實(shí)施內(nèi)審匯總時(shí),應(yīng)使用統(tǒng)計(jì)技術(shù),統(tǒng)計(jì)分析出各類(lèi)不符合及其在各項(xiàng)專(zhuān)業(yè)管理中的分布,共性問(wèn)題以及各方面的主要存在問(wèn)題,確定出企業(yè)管理的薄弱環(huán)節(jié)和改進(jìn)的重點(diǎn),并篩選出其重點(diǎn)或有代表性的不符合作為內(nèi)審不符合項(xiàng).內(nèi)審組長(zhǎng)在審核末次會(huì)議上應(yīng)對(duì)審核發(fā)現(xiàn)(特別是不符合的審核發(fā)現(xiàn)),體系運(yùn)行評(píng)價(jià),結(jié)果等進(jìn)行詳細(xì)通報(bào),并可針對(duì)這些薄弱環(huán)節(jié)和改進(jìn)的重點(diǎn)提出改進(jìn)的進(jìn)度要求及建議的改進(jìn)措施等.
4審后改進(jìn)是實(shí)現(xiàn)內(nèi)審有效性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
內(nèi)審的目的就是為了找出不符合,加以改進(jìn),以提升體系運(yùn)行質(zhì)量.為此在內(nèi)審后,體系主管部門(mén)或?qū)徍私M應(yīng)組織,督促,推進(jìn)不符合的改進(jìn),以增強(qiáng)體系運(yùn)行的有效性.為確保措施的適宜性,沙鋼將所有不符合(包括審核中發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)和所有問(wèn)題點(diǎn))分清責(zé)任部門(mén),引導(dǎo),督促其分析深層次原因,制定切實(shí)可行的改進(jìn)措施和改進(jìn)實(shí)施計(jì)劃,經(jīng)各項(xiàng)不符合涉及的專(zhuān)業(yè)管理職能主管部門(mén),體系主管部門(mén)審核,管理者代表批準(zhǔn)后,才實(shí)施這些措施,改進(jìn)時(shí)應(yīng)舉一反三,以克服審核中抽樣帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn).最重要的一點(diǎn)是須對(duì)改進(jìn)的結(jié)果,含金量實(shí)施驗(yàn)證,對(duì)一些好的改進(jìn)措施要納入相關(guān)體系iso三體系認(rèn)證中進(jìn)行規(guī)定,予以固化,以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)效管理.
5沙鋼內(nèi)部體系審核的提升中采取的措施
沙鋼的質(zhì)量管理體系自1995年建立,已歷經(jīng)12年,并經(jīng)歷了4次大換版,公司于2002年開(kāi)始按照iso
9001:2000的要求實(shí)施了體系轉(zhuǎn)版,將體系的架構(gòu),結(jié)合過(guò)程方法方面均進(jìn)行了大換血.這12年也是沙鋼迅猛發(fā)展的階段,沙鋼不斷地針對(duì)幾次重大的iso三體系認(rèn)證結(jié)構(gòu)調(diào)整,生產(chǎn)流程新增,品牌戰(zhàn)略實(shí)施等重大的變化實(shí)施質(zhì)量管理體系的換版和提升,沙鋼的基礎(chǔ)管理是依賴(lài)于質(zhì)量管理體系的有效運(yùn)行來(lái)保證的.因此沙鋼的內(nèi)部體系審核的有效性關(guān)系著公司各項(xiàng)專(zhuān)業(yè)管理的規(guī)范和提升.為此沙鋼理所當(dāng)然地重視體系內(nèi)部審核的質(zhì)量,在確保體系運(yùn)行有效性方面采取了一系列的措施:
1)注重培養(yǎng)內(nèi)審員的能力,不斷提升內(nèi)審員的素質(zhì)
近年來(lái),沙鋼幾乎在每年的集中式內(nèi)審前,采取邀請(qǐng)冶金行業(yè)專(zhuān)家和公司自有師資相結(jié)合的方法,結(jié)合行業(yè)特點(diǎn),企業(yè)實(shí)際對(duì)內(nèi)審員實(shí)施審核技術(shù)的理論知識(shí),實(shí)戰(zhàn)能力進(jìn)行提高培訓(xùn),并對(duì)內(nèi)審員注重生產(chǎn)專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力的提高培訓(xùn).沙鋼選擇內(nèi)審員時(shí),首先選擇了具備專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng),且在其涉及專(zhuān)業(yè)內(nèi)為主要骨干,工作經(jīng)驗(yàn)豐富,條理清晰,工作能獨(dú)擋一面的人員,范圍對(duì)其實(shí)施體系基礎(chǔ)知識(shí),審核知識(shí)培訓(xùn)后,根據(jù)他們的能力,專(zhuān)長(zhǎng)將其審核范圍定為各條線或全范圍的審核人員.審核范圍的具體分類(lèi)為:質(zhì)量條線(包括較高管理者,管理者代表,質(zhì)量和技術(shù)主管職能部門(mén)),生產(chǎn)條線(包括生產(chǎn)主管部職能部門(mén),設(shè)備主管職能部門(mén)等);經(jīng)貿(mào)條線(包括采購(gòu),銷(xiāo)售的主管職能部門(mén)),管理?xiàng)l線(包括人力資源管理,企業(yè)基礎(chǔ)管理,iso三體系認(rèn)證宣傳,公司各項(xiàng)工作的綜合監(jiān)督的主管職能部門(mén));煉鋼條線(包括所有煉鋼生產(chǎn)部門(mén));軋鋼條線(包括所有軋鋼生產(chǎn)部門(mén));煉鐵條線(包括所有煉鐵,燒結(jié),球團(tuán),焦炭的生產(chǎn)部門(mén));輔助條線(包括機(jī)加件,軋輥,鑄件,機(jī)動(dòng),焦化化iso三體系認(rèn)證,能源與動(dòng)力的生產(chǎn)或提供部門(mén)).每次實(shí)施審核員能力提高培訓(xùn)時(shí),均針對(duì)其審核范圍安排其結(jié)合沙鋼實(shí)際的專(zhuān)項(xiàng)審核技術(shù),專(zhuān)項(xiàng)專(zhuān)業(yè)知識(shí),專(zhuān)項(xiàng)管理知識(shí)的深化培訓(xùn),全范圍的內(nèi)審員要參加各條線的涉及的所有內(nèi)容的培訓(xùn),如07年針對(duì)質(zhì)量條線,全范圍的內(nèi)審員實(shí)施了新iso三體系認(rèn)證開(kāi)發(fā)(
7.3要素),生產(chǎn)過(guò)程控制(
7.
5.1要素),iso三體系認(rèn)證檢驗(yàn)(
8.
2.4要素)的專(zhuān)項(xiàng)審核技術(shù),工藝技術(shù)管理及沙鋼各類(lèi)過(guò)程iso三體系認(rèn)證,鋼材iso三體系認(rèn)證的生產(chǎn)流程,關(guān)鍵工藝控制參數(shù)等專(zhuān)項(xiàng)生產(chǎn)技術(shù),沙鋼工藝管理和工藝改進(jìn)的方法等專(zhuān)項(xiàng)管理知識(shí)等培訓(xùn),達(dá)到了提升內(nèi)審員能力的目的.
2)安排優(yōu)秀內(nèi)審員參加外審迎檢陪同,向外審專(zhuān)家學(xué)習(xí)和提高
安排一些優(yōu)秀內(nèi)審員參加認(rèn)證咨詢(xún)中心對(duì)沙鋼的外審全過(guò)程迎檢陪同,并要求其向外審專(zhuān)家學(xué)習(xí)審核技術(shù)和先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn),外審結(jié)束后實(shí)施總結(jié),匯總,將學(xué)到的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)在內(nèi)審員中分享.
3)選派優(yōu)秀內(nèi)審員單位申報(bào)審核員的培訓(xùn)和外審
沙鋼自2003年開(kāi)始已陸續(xù)選派了3名內(nèi)審員參加質(zhì)量管理體系外審的培訓(xùn)學(xué)習(xí),并已已分別取得了單位申報(bào)審核員,申報(bào)實(shí)習(xí)審核員資格,其中1名已取得了質(zhì)量,環(huán)境,職業(yè)健康安全三體系單位申報(bào)審核員(質(zhì)量),實(shí)習(xí)審核員資格(環(huán)境,職業(yè)健康安全),通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)習(xí)外審或正式外審的訓(xùn)練,不但提高了審核員的能力,還拓展了思路,吸收了一些先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn).通過(guò)這些辦法,激發(fā)了內(nèi)審員學(xué)習(xí),提高能力和拓寬知識(shí)面的動(dòng)力.
4)將為確保質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行所開(kāi)展的工作,作為評(píng)選部門(mén)先進(jìn)集體,先進(jìn)個(gè)人的基本條件
沙鋼自2002年質(zhì)量管理體系換版之時(shí),就開(kāi)始將為體系的有效運(yùn)行開(kāi)展了哪些有效的工作,如修改/編制體系iso三體系認(rèn)證,內(nèi)審員在本部門(mén)體系運(yùn)行中發(fā)揮應(yīng)有作用,內(nèi)審員參加內(nèi)審并提出有效的改進(jìn)建議的項(xiàng)目多少等,作為評(píng)行先進(jìn)個(gè)人的基本條件之
一.也同時(shí)將體系運(yùn)行質(zhì)量,如部門(mén)體系運(yùn)行自查自糾工作開(kāi)展情況及有效性,iso三體系認(rèn)證實(shí)物質(zhì)量(質(zhì)量管理體系的運(yùn)行結(jié)果),年度各次內(nèi)/外審中發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)數(shù)及問(wèn)題點(diǎn)數(shù)及其改進(jìn)的結(jié)果/含金量,部門(mén)對(duì)體系內(nèi)審的支持作等方面,作為評(píng)選部門(mén)先進(jìn)集體的條件之
一.如此引導(dǎo)各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)技持內(nèi)審員的工作,支持體系內(nèi)審工作,注重體系的運(yùn)行質(zhì)量及自覺(jué)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理,標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)的意識(shí).
5)對(duì)內(nèi)審過(guò)程本身的有效性進(jìn)行評(píng)價(jià),不斷改進(jìn),提高
沙鋼在每次體系內(nèi)審結(jié)束后,體系主管部門(mén)會(huì)組織審核組長(zhǎng)及各小組組長(zhǎng),在審核匯總的同時(shí),對(duì)審核實(shí)施過(guò)程中的好的和不足的方面進(jìn)行總結(jié),由體系主管部門(mén)制定改進(jìn)或鞏固措施,在下次的內(nèi)審中實(shí)施,以提高體系內(nèi)審質(zhì)量,從而提高內(nèi)審的有效性.
6結(jié)語(yǔ)
要增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力,離不開(kāi)管理的改進(jìn),提升,為此作為企業(yè)管理提升的重要手段的體系內(nèi)審須保證其實(shí)施的有效性.這要通過(guò)控制好內(nèi)審的策劃,內(nèi)審實(shí)施過(guò)程和審后的改進(jìn)等環(huán)節(jié)來(lái)實(shí)現(xiàn),同時(shí)更重要的是注重內(nèi)審員審核能力的培養(yǎng),并實(shí)施一些激勵(lì)政策,形成高素質(zhì)的內(nèi)審員隊(duì)伍.
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