小唯

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ISO體系文件編號，各企業(yè)根據(jù)自己的實(shí)際需要編號就好了。沒有死辦法。但是，一定要有規(guī)律，最好從編號上就可以看出文件的類別。編號要遵守“唯一性原則”。

習(xí)慣上編號包括公司縮寫，部門縮寫，文件性質(zhì)代碼，序列號。

給你某單位的文件編碼控制程序，你參考一哈子：）

文件編碼程序

1.0 目的

規(guī)定文件的編號，以便于識別各類文件。

2.0 適用范圍

適用于公司ISO9002質(zhì)量體系文件的編碼。

3.0職責(zé)

3.1 管理者代表編制各種文件編碼。

3.2 文件管理員負(fù)責(zé)文件的編碼。

4.0 程序

4.1文件編號規(guī)定

4.
1.1 公司碼

本公司名稱“嘉禾新城物業(yè)管理有限公司”公司碼取“JH”。

4.
1.2文件類別碼

文件類別碼取其英語的簡稱，即質(zhì)量手冊規(guī)定為“QM”，程序文件規(guī)

定為“QP”，其他三級文件（工作指引與操作規(guī)程等）規(guī)定為“WI”，各質(zhì)

量記錄用的表格規(guī)定為“FM”。

4.
1.3體系要素碼

各要素的編碼參照ISO-9002-94各要素的序號碼，要素碼為兩位數(shù)

字，如ISO要素“
4.6采購”即為06。

4.
1.4序號碼

同要素文件的編制順序，序號碼取兩位數(shù)，從01開始。

4.
1.5部門碼

部門碼按以下規(guī)定進(jìn)行或取部門名稱兩個字的漢語拼音的聲母組成：

部門名稱 部門碼 部門名稱 部門碼 部門名稱 部門碼

綠化隊(duì) LH 水電工程隊(duì) SD 資料室 ZL

保安隊(duì) BA 商業(yè)經(jīng)營 特約服務(wù)隊(duì) SF

綜合業(yè)務(wù)隊(duì) ZW

清潔隊(duì) QJ

備注：ISO9002質(zhì)量體系方面的文件都規(guī)定為資料室的文件

4.2質(zhì)量手冊的編號

質(zhì)量手冊的編碼以“公司碼-文件類別碼”形式進(jìn)行，即JH-QM

4.3 程序文件編號

程序文件的編號方式按“公司碼--文件類別碼--要素碼--序號碼”進(jìn)行。

例如：《文件編碼程序》的編號

JH-QP-05-02

序號碼，文件編制順序

要素碼，文件控制

文件類別碼

公司碼

4.4 三級文件的編號

三級文件的編號按“特征碼-部門碼-序號碼”方式進(jìn)行。

例如：《清潔隊(duì)工作指引》的編號

WI-LH-01

序號碼，文件編制順序，表示為該部門編制的第一份文件；

部門類別碼，表示為綠化隊(duì)的文件；

文件特征碼 ，表示為三級文件；

4.5質(zhì)量記錄表格的編號

質(zhì)量記錄表格的編號按“特征碼-部門碼-序號碼-版次碼”方式進(jìn)行，規(guī)定版次碼從01，02．．．．．依次按順序進(jìn)行;

例如：《管理評審計(jì)劃 》表格的編號

FM-ZL-01-01

版次碼,表示該表格的版次為第一版次

序號碼，表示為資料室的第一份表格

部門類別碼，表示為資料室的表格

表格的特征碼。

從我手頭的培訓(xùn)資料中，復(fù)制一段關(guān)于文件、記錄控制的ISO資料給你：

文件控制里面，我們先來說說什么是有效版本，必須具備這么三個條件，第一，必須經(jīng)過批準(zhǔn)（這里說的是文件的適用性）經(jīng)過批準(zhǔn)的文件才可以發(fā)布；第二，必須有識別有效版本的標(biāo)識（編號或受控狀態(tài)）；第三，必須從正常渠道獲得，（應(yīng)有發(fā)放、回收記錄）。為什么要對文件進(jìn)行控制？就是為了保證適用文件的狀態(tài)。試想如果一個組織內(nèi)部不同的崗位在按照不同的文件內(nèi)容執(zhí)行，怎么會不出差錯？

文件控制里面另外一個要說的是外來文件的控制，先來解釋一下什么是外來文件，一般來講，外來文件包括顧客提供的圖樣，有關(guān)的技術(shù)文件，還有就是引用的標(biāo)準(zhǔn)，包括國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等的有效版本。對于這些外來文件需要采取措施進(jìn)行控制，應(yīng)該進(jìn)行登記，或者進(jìn)行編目管理。外來文件是受控文件的一種，所以要規(guī)定控制的方法。

對于文件的控制應(yīng)該形成文件。

記錄是一種特殊類型的文件，這里大家要明確一下，在記錄中要分清楚記錄和表格。表格就是記錄的格式，我們在記錄一些信息的時候會設(shè)計(jì)一些表格以方便填寫，在沒有填寫內(nèi)容之前，可以叫做表格，在填寫內(nèi)容之后就成為記錄了，表格的內(nèi)容和文件一樣，需要進(jìn)行控制，必要的時候可以采取與文件一樣的控制方法來控制表格的備案、修改和作廢。作為記錄來講，和文件最大的不同就是紀(jì)錄不需要審批，每天都要產(chǎn)生大量的記錄，為什么要做記錄？是因?yàn)橛涗浭且环N手段，一種提供可追溯的手段，所以，記錄要保存，如何保存，誰來保存，保存多久，這就應(yīng)該在記錄控制的文件里面進(jìn)行描述，也就是要形成文件。

4.
2.3 文件控制

質(zhì)量管理體系所要求的文件應(yīng)予以控制。記錄是一種特殊類型的文件，應(yīng)依據(jù)
4.
2.4 的要求進(jìn)行控制。

應(yīng)編制形成文件的程序，以規(guī)定以下方面所需的控制：

a) 文件發(fā)布前得到批準(zhǔn)，以確保文件是充分與適宜的；

b) 必要時對文件進(jìn)行評審與更新，并再次批準(zhǔn)；

c) 確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別；

d) 確保在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本；

e) 確保文件保持清晰、易于識別；

f) 確保外來文件得到識別，并控制其分發(fā)；

g) 防止作廢文件的非預(yù)期使用，若因任何原因而保留作廢文件時，對這些文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識。

4.
2.4 記錄控制

應(yīng)建立并保持記錄，以提供符合要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。記錄應(yīng)保持清晰、易于識別和檢索。應(yīng)編制形成文件的程序，以規(guī)定記錄的標(biāo)識、貯存、保護(hù)、檢索、保存期限和處置所需的控制。

條文理解

這一節(jié)講的是文件的要求，在2000版的標(biāo)準(zhǔn)里面，對于文件的要求是比較寬松的，那就是根據(jù)組織自身的特點(diǎn)和具體情況來決定文件的多少，但是，還是有一些文件是必須形成的，這的規(guī)定有6個地方，分別是剛才說的文件控制、記錄控制、還有后面要講到的
8.
2.2內(nèi)部審核、
8.3不合格品控制、
8.
5.2糾正措施、
8.
5.3預(yù)防措施，在編制文件的時候，可以將糾正措施和預(yù)防措施合并起來編寫。事實(shí)上，其他的條款雖然沒有強(qiáng)制規(guī)定形成文件，但從控制的角度看，有些文件還是必需的。